Як правильно звільняти: поради та чекліст для успішного оффбордингу

«Як звільнити співробітника правильно, щоб він не ненавидів компанію?»

Це питання, яке хвилює будь-якого керівника або HR-а. Адже неправильне звільнення — це не лише незручна розмова, а й:

• негативні відгуки на DOU чи Work.ua;
• втрата довіри колективу;
• ризик витоку конфіденційної інформації;
• репутаційні проблеми для компанії.

Це було давно, але точно потребує уваги: один із найгірших прикладів звільнення стався у 2020 році, коли американський сервіс Bird звільнив 30% персоналу… через Zoom. Без відео. Просто автоматичний голос сповістив людей, що вони більше тут не працюють. Ну, шикарно, правда?

Як зробити так, щоб звільнення не стало катастрофою, а людина залишилася з хорошими враженнями? Нумо розбиратися.

Що таке оффбординг і чому він потрібен?

Оффбординг — це коли ви прощаєтесь зі співробітником цивілізовано, а не через лист у пошті типу «До побачення, нам більше не по дорозі».

Правильне звільнення допомагає:

1. Зберегти хороші стосунки — людина може повернутися в майбутньому або рекомендувати компанію друзям.
2. Уникнути витоку інформації — 20% компаній зіштовхуються з тим, що звільнені співробітники беруть дані з собою.
3. Забезпечити безперебійну роботу — коли працівник нормально передає справи, а не кидає все в хаос.

Хороший бренд роботодавця = легше знаходити нових людей.

Чому важливо правильно звільняти співробітника?

Колишні співробітники можуть повернутися

Для таких випадків існує навіть спеціальний термін — «бумеранги». Дослідження показують, що 46% міленіалів готові повернутися до колишнього роботодавця, якщо їм там було комфортно.

Люди, що пішли тоді, можуть стати клієнтами зараз

Що може бути краще, ніж коли експрацівник продовжує користуватися вашими послугами або навіть рекомендує компанію іншим?

Захист інформації

Близько 33% колишніх співробітників продовжують мати доступ до внутрішніх систем компанії після звільнення. Уявіть, скільки проблем це може спричинити? Тому оффбординг — це ще й питання безпеки.

Як правильно звільняти: 9 простих кроків

Скажіть «дякую»

Просто визнайте внесок людини. Це може бути повідомлення, лист чи навіть невеличкий подарунок. Навіть якщо причина звільнення негативна, знайдіть щось хороше, що зробив працівник.

Проінформуйте команду

Не залишайте місце для пліток. Скажіть колективу, що сталося, поясніть причини (у загальних рисах) та запевніть, що все під контролем.

Розподіліть обовʼязки

Нехай співробітник підготує чекліст своїх задач, напише коротку інструкцію або навіть запише відео для наступника. Це заощадить компанії купу часу.

Не забудьте про корпоративне майно

Ноутбук, телефон, картки доступу, документи — усе це потрібно повернути. Деякі компанії забувають про це, і потім доводиться «ловити» колишніх співробітників.

Закрийте доступ до систем

CRM, електронна пошта, внутрішні файли — усе це має бути відключене в день звільнення.

Проведіть Exit Interview

Це не допит, а можливість дізнатися, що можна покращити у компанії. Ось кілька запитань, які варто поставити:

• Що вам подобалося у роботі?
• Що було найважчим?
• Чи були проблеми з керівництвом?
• Що можна змінити, щоб співробітники почувалися краще?
• Чи готові ви повернутися в майбутньому?

Оновіть інформацію в компанії

Замінити дані в системах, змінити контактну інформацію, оновити підпис у корпоративній пошті.

Розвʼяжіть фінансові питання

Переконайтеся, що людина отримала всю зарплату, бонуси, відпускні та компенсації.

Підтримуйте зв’язок

Колишні співробітники можуть стати майбутніми співробітниками, партнерами або клієнтами. Підтримуйте зв’язок через LinkedIn або навіть закритий чат для експрацівників.

Як автоматизувати процес звільнення?

Автоматизація HRM допоможе зробити оффбордниг швидким, чітким і без зайвих помилок:

1. Готові документи. HRM-система генерує заяви, накази, фінальний розрахунок і дозволяє підписати їх онлайн.
2. Чекліст дій для всіх. Автоматичні нагадування про повернення обладнання, закриття доступів, фінансові виплати.
3. Збір фідбеку. Система надсилає працівнику форму для exit-опитування, а HR отримує аналітику про причини звільнень.
4. Оповіщення команди. Автоматичні повідомлення в чатах чи пошті допоможуть уникнути плутанини та перенаправити запити клієнтів.
5. Підтримка після звільнення. Колишнім працівникам можна залишити доступ до довідок та документів без звернень до HR.

Автоматизований процес економить час HR-відділу, мінімізує помилки та допомагає зберегти позитивний імідж компанії.

Трохи висновків: як звільняти безболісно

Звільнення — це можливість красиво закрити співпрацю і зробити так, щоб колишні співробітники залишалися друзями, а не ворогами. І хто знає, може, вони ще повернуться!

• Звільнення