Як правильно звільняти? Поради та чек-лист для успішного оффбордингу

Добре попрощатися зі співробітником так само важливо, як і привітно його прийняти. Від того, як ви звільните людину, навіть якщо це звільнення за власним бажанням, залежить його ставлення до компанії. Якщо ви хочете, щоб він добре відгукувався про вашу компанію та радив її іншим, важливо правильно провести оффбординг.

Ось наочний приклад, як робити не треба. У квітні 2020 року американський сервіс оренди самокатів Bird звільнив 30% персоналу в Zoom. Співробітникам відключили відео та звук, а записаний голос повідомив «приємну новину». Якщо компанія вчинила таке, то ймовірність, що люди захочуть повернутися,  або хоча б порекомендують колишнього работодавця- мізерно мала.

Отже, розберемося, яку користь можна отримати завдяки оффбордінгу та чим він відрізняється від адаптації.

Звільнення співробітників: дві основні цілі

Зазвичай звільнення не викликає позитивних емоцій, але в будь-якій ситуації є плюси й мінуси. Звільнення можуть допомагти компанії отптимізувати внутрішні процеси та стати мудрішою в плані найму спеціалістів. 

З іншого боку, звільнення та остання взаємодія зі співробітником впливає на внутрішній та зовнішній бренд роботодавця. Від останніх вражень залежить те, який образ про компанію залишиться у співробітника. 

Онбординг та оффбординг: у чому різниця?

Звільнення та адаптація як дві паралельні лінії, які ніколи не перетинаються. Якщо процес онбордингу можна порівняти з медовим місяцем на новому робочому місці, то оффбординг більше нагадує розлучення у ситуації, коли обидві сторони прагнуть залишитися у гарних тсосунках. 

Під час онбордингу співробітники знайомляться з колегами, компанією, вивчають  її цінності та співвідносять їх з власними. Мета адаптації – поступове входження нового співробітника в колектив та побудова бази для міцних та довірчих стосунків між роботодавцем і співробітником.  А звільнення – це просто прощання. 

Чому правильний  оффбординг настільки важливий?

Під час звільнення співробітника важливо пам'ятати, що він просто звільняється, а не відлітає на Марс. Тому не виключено, що вам ще доведеться зустрічатися.

Основні причини, з яких варто прощатися на позитивній ноті. 

1. Колишні співробітники можуть повернутися через деякий час

Люди звільняються з різних причин: не вистачає можливостей для кар'єрного зросту, незручний графік, не влаштовує заробітна плата. Далеко не завжди причина у неспівпадінні корпоративної культури і цінностей людини. Саме тому фахівці можуть повернутися в компанію через деякий час. Таких людей називають «бумерангами».

З організаційної точки зору, найм на роботу колишніх співробітників має свої переваги. Вони вже знайомі з корпоративною культурою та цінностями. Ви розумієте, як вони працюють, а після повернення вони можуть виконувати свої функції ще більш результативно. Дослідження Workplace Trends показало, що 46% представників покоління Y з легкістю повернулися б до колишнього роботодавця. 

2. Колишні співробітники впливають на зовнішній бренд роботодавця

Останнє враження, як і перше, залишається в пам'яті надовго. У співробітника мають залишитися позитивні враження не лише про перший робочий день, співробітництво й веселі заходи, а й про звільнення. У такому випадку людина не напише гнівні коментарі на DOU, а буде добре відгукуватися про компанію, підвищуючи привабливість бренду роботодавця.

3. Колишні співробітники можуть стати вашими клієнтами

Щоб колишні співробітники стали лояльними клієнтами, важливо зберегти дружні відносини з ними. Що може бути краще, ніж колишній співробітник, який став клієнтом компанії після звільнення? Вони стануть живим доказом вашого турботливого ставлення до клієнтів. 

4. Безпека

Правильний оффбординг має вирішальне значення для безпеки даних. Якщо розставання було неприємним, людина може через гнів чи відчай спробувати нашкодити компанії. Наприклад, видалити важливі файли чи викласти в загальний доступ базу клієнтів. 

Близько 20% компаній зіштовхуються з витоком інформації, спричиненим колишніми співробітниками. За даними дослідження IS Decision, кожному третьому колишньому співробітнику залишають доступом до систем чи даних після звільнення. Отже, витік інформації – не дивина.  

9 кроків до ідеального звільнення

Як зробити звільнення максимально безболісним і для компанії, і для співробітника? Пропонуємо скористатися алгоритмом з 9 кроків.

Крок №1. Будьте вдячні

Дуже важливо дякувати людям за їхню роботу, вклад у розвиток компанії, вирачений час та енергію. До речі, дякувати потрібно не лише співробітникам, які звільняються, а й тим, хто продовжує працювати. Дослідження, опубліковане в  The Journal of Applied Psychology, показало, що висловлювання подяки співробітникам підвищує їхню залученість та скорочує ймовірність прогулів. 

Крім того, 64% співробітників, які нещодавно звільнилися, заявили, що покинули роботу через те, що не отримували ніякої подяки. 

Крок №2. Повідомте співробітникам, що їх колега звільняється

Звичайно, може виникнути спокуса нічого не повідомляти колективу доти, доки всі самі не дізнаються якимось чином, але розумніше поділитися інформацією одразу.

Чим довше ви будете мовчати, тим більше деталей співробітники вигадають самі. Щоб уникнути непотрібних пліток, топменеджери та HR мають одразу ж інформувати колег про майбутні зміни. 

Крок №3. Влаштуйте процес передачі справ іншому співробітнику

Незалежно від того, наймаєте ви когось на місце людини, яка звільняється чи ні, важливо зберегти її знання всередині компанії. Про що саме слід дізнатися:

• розпорядок дня й список справ;
• пріоритети в завданнях;
• з ким із колег, підрядників та клієнтів пов'язана робота. 

Можна попросити співробітника скласти документ або відео з корисними порадами для того, хто прийде на його місце. Якщо завдання можна автоматизувати або вбудувати в стандартні робочі процеси – зробіть це та заощадьте час і гроші.

Якщо у людини, яка приходить на місце колишнього працівника, не вистачає досвіду й знань, попросіть фахівця поділитися знаннями перед звільненням. Таким чином ви не лише позбавите себе турбот з навчанням, але й підвищите цінність співробітника, який звільняється.

Крок №4. Простежити за речами, які належать компанії

Практична частина процесу звільнення співробітника. Не забудьте попросити його здати речі, які належать компанії: службова машина, телефон, ноутбук, ключі, кредитні карти, уніформа та інше. Це може здатися очевидним, але багато компаній забувають про це і зазнають збитків.

Крок №5. Закрийте доступ до систем і даних

Закрийте співробітнику доступ до електронної пошти, CRM-систем, внутрішніх платформ та інших конфіденційних джерел, щоб уникнути витоку даних.

Крок №6. Проведіть Exit Interview

Правильно проведене Exit Interview може надати багатокорисної інформації. Люди можуть висловити свою думку щодо роботи в компанії, порадити, що можна було б поліпшити, назвати ваші сильні й слабкі сторони.

Поставтеся до Exit Interview серйозно, оскільки від того, як ви його проведете, залежатиме останнє враження співробітника. 

Перелік запитань для Exit Interview:

• Чи подобалися вам ваші завдання?
• Наскільки комфортним було робоче місце?
• Чи подобалася атмосфера в колективі та робочі процеси?
• Що, на вашу думку, можна поліпшити в компанії? 
• Чи комфортно було працювати з керівником?, Як би ви оцінили його роботу?
• Чи готові ви в майбутньому розглядати повернення в компанію? На яких умовах?
• Чи зможемо ми залишатися на зв'язку та яким чином?

Крок №7. Оновлення інформації у внутрішніх системах

Щоб уникнути плутанини після звільнення співробітника, варто одразу оновити інформацію в системі.

Якщо на його місце вже найняли нового фахівця, вкажіть його дані: ім'я, прізвище, номер телефону.

Крок №8. Не забувайте про заробітну плату

У це складно повірити, але так само, як деякі забувають забрати у співробітників техніку або закрити їм доступ до системи, інші забувають оновити дані для бухгалтерії та платіжних систем для виплати зарплати. Простежте за цим, щоб не платити людині, яка у вас більше не працює. 

Крок №9. Залишайтеся на зв'язку

Уявіть, що ви підтримуєте стосунки зі старим другом, з яким час від часу спілкуєтеся, цікавитеся його справами.

Залишатися на зв'язку можна через кадровий резерв або закриту групу, в яку можна відправляти останні новини компанії, вакансії.

Крім того, вам може знадобитися допомога колишнього колеги для  розв'язання якогось питання. Тому не варто прощатися назавжди.

Інструменти, які спростять процес оффбордингу

Спеціальний софт може допомогти вам структурувати процес звільнення співробітника й витрачати на це в рази менше часу.

Trello

Це оптимальний варіант для компаній, у яких немає великого бюджету на впровадження дорогого ПО. Платформа відома як додаток для управління спільними проєктами, але її можна використовувати і для створення шаблону звільнення.

Click Boarding

В софті є унікальні рішення для адаптації та звільнення. У додатку можна підтримувати зв'язок з новими та колишніми співробітниками, додавати фірмовий контент, створювати документи, спостерігати за прогресом фахівців.

Hurma System

Комплексний софт для автоматизації рекрутингу, HR та OKR спрощує процес оффбордингу співробітників. У системі можна швидко створювати Exit Interview, дивитися статистику плинності кадрів, проводити опитування й прогнозувати звільнення співробітників.

Чек-лист: правильний оффбординг

Полегшити звільнення

Структуризація процесу може позбавити від зайвого клопоту та стресу як співробітника, так і HR-а і керівника клопоту та зайвого стресу. Правильно проведений процес оффбордингу залишить у кожної сторони позитивне враження про спільну співпрацю.

За матеріалами AIHR Academy. Статтю переклала та адаптувала команда Hurma. 

• Звільнення